Zmiany w e-paragonach - sprawdź, co musisz wiedzieć

Nowe rozwiązanie ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa i zachęcenie zarówno klientów, jak i sprzedawców do korzystania z e-paragonów. Pozwoli ono na powiązanie nabywcy z wystawionymi dokumentami sprzedaży i odbieranie e-paragonów wystawionych przez różne kasy rejestrujące. Z HUB MF może korzystać dowolne urządzenie fiskalne, które posiada homologacje na wydawanie e-paragonów oraz kasy wirtualne, które komunikują się z nim zgodnie z interfejsem udostępnionym na stronie https://www.podatki.gov.pl/e-paragony/dokumentacja/#instrukcje.

Dystrybucja przygotowanej przez resort finansów nowej wersji 2.0 aplikacji e-Paragony w sklepach (Google Play Store i Apple Store) rozpoczęła się  14 września.

Co powinien wiedzieć użytkownik aplikacji?

Po pobraniu aplikacji kupujący będą mogli wygenerować indywidualny 15-znakowy kod, który stanie się ich unikalnym identyfikatorem. Aby założyć konto na platformie nie trzeba podawać swoich danych takich jak nazwisko, numer telefonu czy PESEL.

Podczas płatności nabywca, który chce otrzymać e-paragon, powinien pokazać kasjerowi wygenerowany, indywidualny identyfikator z aplikacji e-Paragony. Sprzedawca zeskanuje kod, a kasa automatycznie przekaże paragon do HUBu. Po kilku chwilach nabywca może bez przeszkód pobrać swój e-paragon na urządzenie mobilne.

W aplikacji możliwe jest ponadto pogrupowanie wydatków według paragonów, do których zostały przypisane, dodawanie papierowych paragonów i zapisywanie dokumentów w chmurze.

Dokument będzie dostępny w HUB MF do pobrania przez 30 dni od daty zakupu. Po upływie tego terminu, elektroniczny paragon zostanie automatycznie usunięty. Klient musi więc zadbać, aby w ciągu miesiąca od zakupu pobrać e-paragon na swój telefon do aplikacji e-Paragony lub innego systemu przechowującego e-dokumenty.

Według deklaracji Ministerstwa, aplikacja na iOS będzie pozwalała na przechowywania danych w chmurze, co pozwoli np. przy zmianie telefonu na synchronizację paragonów i przeniesienie ich na nowe urządzenie. Podobna funkcjonalność ma być udostępniona także w wersji na Android.

Z uwagi na wrażliwe dane gromadzone w aplikacji e-Paragon ważną kwestią jest bezpieczeństwo. Aplikacja zabezpieczona jest PIN-em lub biometrią (o ile telefon obsługuje odcisk palca lub skanowanie twarzy). Oprócz PIN-u użytkownik może zdefiniować własne hasło zabezpieczające, które posłuży do zmiany PIN-u. Warto odnotować, że jeśli zapomni się i PIN-u i hasła, nie będzie można odzyskać dostępu do aplikacji i pozostaje jej ponowna instalacja.

Czy sprzedawcy będą musieli wymienić kasy fiskalne?

Wdrożenie takich funkcjonalności wychodzi naprzeciw nabywcom, natomiast przed retailerami stawia wyzwanie przystosowania swojej infrastruktury do nowych wymogów. Może się okazać, że nie wszystkie kasy używane na rynku posiadają funkcje przesyłania do HUB-u nowych informacji. Niektóre systemy online umożliwiają zdalną aktualizację oprogramowania istniejącej drukarki do wersji, które obsłuży e-paragony bez konieczności wymiany posiadanego sprzętu.

- Obserwując sukces e-recept można przypuszczać, że e-paragony spodobają się Polakom i szybo staną się powszechne. Na rynku są już narzędzia, które ułatwiają i usprawniają procesy związane z fiskalizacją np. stworzony przez Exorigo-Upos modułowy system SmartHUB do e-fiskalizacji, który automatyzuje obsługę rejestracji, dokumentacji i raportowania sprzedaży online – mówi Michał Sosnowski, business development manager w Exorigo-Upos.

Wyjaśnia, że system koncentruje w sobie obsługę całego procesu generowania i dostarczania zarówno e-paragonów, jak i e-faktur do klientów końcowych lub systemów sprzedawcy. - W efekcie firmy nie muszą tracić czasu na skomplikowaną obsługę tego zagadnienia, a skupić się na kluczowych obszarach działalności, w tym na zwiększeniu swoich przewag konkurencyjnych – uważa.

Rozwiązanie Ministerstwa Finansów jest dobrowolne. Sprzedawcy mogą ograniczyć się do wydawania dokumentów sprzedaży w postaci papierowej lub korzystać z własnych aplikacji czy programów lojalnościowych generujących paragon w formie elektronicznej i we własnym zakresie identyfikować kupującego. Największe zainteresowanie HUB-em może dotyczyć małych firm, które nie posiadają własnych programów lojalnościowych.